Falar de negócios é falar de contratos. Diariamente nos deparamos com diversas situações que exigem relações contratuais, seja com fornecedores, clientes ou órgãos públicos, não dá para fugir.
Nos contratos é que estão as informações relevantes como valores, prazos, multas, cláusulas penais e termos que devem ser de conhecimento de ambas as partes. Por isto, são dinâmicos e precisam de uma gestão específica para trata-los e mantê-los acessíveis e acabar com os erros mais comuns que os empresários, lideres ou profissionais cometem ao lidar com estes documentos.
O QUE A GESTÃO DE CONTRATOS PODE FAZER POR VOCÊ E SEU NEGÓCIO?
A gestão de contratos pode ajudar de diversas formas, como:
- Monitoramento das etapas do documento.
- Organização de outros documentos que comprovem os cumprimentos dos atos.
- Minimização de riscos.
- Padronização de termos.
- Garante o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos.
- Visualização panorâmica dos contratos.
- Agilização dos trâmites contratuais na empresa.
- Acompanhamento dos estágios do ciclo de vida dos contratos.
- Identificação da necessidade de adendos e aditivos contratuais.
- Controle dos prazos de vencimento e renovação de contratos.
POR QUE É TÃO IMPORTANTE CONTAR COM UMA GESTÃO DE CONTRATOS?
A gestão de contratos não se restringe a cuidar da burocracia. Ela representa a segurança para a empresa, pois através dela é possível garantir o cumprimento das cláusulas, minimizar de riscos, reduzir gastos e viabiliza excelentes oportunidades.
Pense em quantos problemas você pode eliminar e ainda evitar conflitos desnecessários.
BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE CONTRATOS
E os benefícios não param por aí, confira outra série de vantagens que uma boa gestão contratual pode fazer pela sua empresa.
- Melhores condições para a renegociação, reajuste ou rescisão do contrato pelo recebimento de avisos com a devida antecedência.
- Maior agilidade pela localização instantânea do contrato e sua versão digital e eliminação do risco de extravios.
- Redução de riscos de perda de prazos.
- Garantia do exercício do seu direito pela possibilidade de verificar se o fornecedor cumpriu com todas as obrigações.
- Redução de desperdícios pela possibilidade de descobrir contratos ativos de serviços que não são mais necessários ou foram contratados em duplicidade.
- Padronização do processo de contratação que evita que etapas sejam negligenciadas.
QUAIS AS ETAPAS DA GESTÃO DE CONTRATOS?
As etapas da gestão contratual consistem em:
. PLANEJAMENTO: a primeira parte, aqui é definido o objeto do acordo e as condições contratuais, com obrigações e direitos de cada parte.
. ELABORAÇÃO DO CONTRATO: é a fase de decidir e redigir o que terá no contrato. É importante que seja o mais objetivo e transparente possível.
. NEGOCIAÇÃO: nesta fase as cláusulas são revistas e discutidas para se chegar em um acordo entre as partes.
. APROVAÇÃO: após as modificações, o contrato é aprovado e as partes podem assinar e firmar a parceria.
. EXECUÇÃO: aqui começa a ser entregue o que ficou estabelecido no contrato. É importante seguir com o acompanhamento, para garantir que as cláusulas sejam cumpridas.
. ARMAZENAMENTO: arquivar o contrato em local seguro é indispensável, uma vez que sempre será necessário localizá-lo para consultas.
. RENOVAÇÃO OU ENCERRAMENTO: nesta etapa ocorre a avaliação de tudo o que foi feito, se há pendências a serem resolvidas e algo a ser melhorado. É aqui que fica definido se haverá a renovação ou o encerramento do contrato.
Ter uma gestão de contratos em sua empresa, independentemente se é um negócio grande ou pequeno, faz toda a diferença para a segurança e estratégia de organização.
A gestão do negócio como um todo tem uma sobrecarga muito grande, abraçar tudo pode prejudicar seu negócio, como ter que cuidar de partes que você não domina e mais tarde trazer problemas que você desconhece.
Tenha mais tempo para gerir a empresa e deixe a gestão de contratos conosco. Temos um serviço exclusivo para assessorar o seu negócio.
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